деловом стиле не должно быть
В официально- деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.
Так как документы связаны с правовой нормой, объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств. Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т.д.).
2. Особенности официально-делового стиля
Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Эти требования предполагают
- краткость и компактность изложения официального материала; - точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов; - последовательность использования технических приемов правотворчества.
Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.
==257
Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства» (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), «удешевить себестоимость» (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость; возможный вариант: «снизить себестоимость»); Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например «конструкторат», «переорганизация», а также слов, относящихся к разговорной лексике, например «секретарша», «лаборантка».
1. Язык и стиль служебных документов
2. Особенности официально-делового стиля
3. Употребление прописных и строчных букв
4. Полные и сокращенные названия центральных органов федеральной исполнительной власти
5. Наиболее употребляемые сокращения слов
6. Оформление дат и чисел в документах
1. Язык и стиль служебных документов
Стиль — это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения*. Различают такие функциональные стили, т.е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как публицистический, научный, художественно-литературный, разговорно-обиходный, официально-деловой.
Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии — основного компонента любого функционального стиля.. Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни: экономической, социально-политической и культурной — сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности. Официально-деловой стиль.— это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.
Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению. Большинство деловых бумаг в содержательной части связано со сферой вне-
* См.: Розенталь Д.Э., Теленкова ?.?. Словарь-справочник лингвистических терминов. — М., 1985. — С.345.
==256
индивидуального общения (хотя частные лица тоже вовлекаются в соответствующую деятельность), но в языке и стиле документа индивидуально-личный аспект не находит отражения. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения.
Например, глагол «допускать» («допустить») в значении «сделать что-либо, совершить» принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка», «просчет» и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: «допустить грубость, чванство». Неправильны сочетания типа: «допускать дефекты (брак, поломки, хищения)», в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и т.д.
3. Употребление прописных и строчных букв
В названиях органов при Президенте Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные, например Федеральное агентство правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации.
Все слова с прописной буквы пишутся в следующих названиях: Правительство Российской Федерации; Коллегия Правительства Российской Федерации; Правительство Республики Башкортостан и т.п. В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов государственного управления Российской Федерации и республик в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении. Во множественном числе или не в качестве имени собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы: «правительство», «министерство», «республиканские министерства», «государственный комитет», «государственные комитеты». Названия органов судебной власти принято писать так: Конституционный Суд Российской Федерации; Верховный Суд Российской Федерации; Высший арбитражный суд Российской Федерации. Аналогичным образом пишутся названия соответствующих органов и должностей в республиках в составе Российской Федерации: Верховный Суд Республики Башкортостан; Высший Арбитражный Суд Удмуртской Республики. Во всех остальных случаях слова «суд», «судья», «государственный арбитр» пишутся со строчной буквы.
В названиях актов высших органов государственной власти и управления Российской Федерации прописные буквы употребляются следующим образом: Конституция Российской Федерации;
==259
Конституция (но; конституции республик); Декларация прав и свобод человека и гражданина; Федеративный договор; Основы законодательства Российской Федерации; Закон Российской Федерации «О прокуратуре Российской Федерации» (но: законы); Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях; Указ Президента Российской Федерации (но; указы Президента Российской Федерации); распоряжение Президента Российской Федерации; постановление Правительства Российской Федерации; распоряжение Правительства Российской Федерации.
С прописной буквы пишутся названия должностей в системе государственной власти и управления Российской Федерации: Президент Российской Федерации; Руководитель Администрации Президента Российской Федерации; Советник Президента Российской Федерации; Председатель Правительства Российской Федерации; Первый заместитель Председателя Правительства Российской Федерации; Заместитель Председателя Правительства Российской Федерации; Председатель Конституционного Суда Российской Федерации; Председатель Верховного Суда Российской Федерации; Председатель Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; Министр финансов Российской Федерации; Председатель Государственного комитета Российской Федерации по вопросам архитектуры и строительства; Руководитель Аппарата Правительства Российской Федерации. .
Аналогично пишутся названия должностей в системе представительной, исполнительной и судебной власти субъектов Российской Федерации.
Со строчной буквы пишутся названия следующих должностей: начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации; начальник Контрольного управления Администрации Президента Российской Федерации; генеральный директор Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации; первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации; заместитель Министра здравоохранения Российской Федерации;
К оглавлению
==260
заместитель Министра государственного имущества Российской Федерации; председатель Комитета Российской Федерации по геологии и использованию недр; генеральный директор Российского космического агентства; глава администрации Красноярского края; губернатор Сахалинской области; мэр Санкт-Петербурга; премьер правительства Москвы; председатель Военной коллегии Верховного Суда Российской Федерации; член коллегии Генеральной прокуратуры Российской Федерации.
Названия должностей руководителей общественных организаций пишутся со строчной буквы: председатель Федерации независимых профессиональных союзов России; президент Союза арендаторов и предпринимателей России. С прописной буквы пишутся такие наименования, как Герой Российской Федерации. Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы, в других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы, например «установить почетное звание "Народный артист Российской Федерации"», «присвоить почетное звание "Народный художник Российской Федерации"» (но; «наградить народного артиста Российской Федерации»).
Воинские звания, ученые степени и звания пишутся со строчной буквы: маршал артиллерии (но; Главный маршал авиации); генерал армии; адмирал; академик; действительный член Российской академии наук; доктор технических наук; член-корреспондент Российской академии наук; лауреат Государственной премии.
Существуют так называемые условные имена собственные. В особом стилистическом употреблении с прописной буквы пишутся слова «Родина», «Отчизна», «Человек» и др.
Со строчной буквы пишется первое слово в следующих словосочетаниях: государственная граница Российской Федерации; государственная награда Российской Федерации. Слово «Государственный» пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях: Государственный герб Российской Федерации;
==261
Государственный гимн Российской Федерации; Государственный флаг Российской Федерации; Государственная программа...
С прописной пишется и слово «республиканский» в словосочетании «Республиканский бюджет Российской Федерации».
==262
==263
 |
 |
==264
|
==265 |
5. Российские агентства
Российское авиационно-космическое Росавиакосмос агентство
Российское агентство по боеприпасам Росбоеприпасы
==266
Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций. Некоторые из них первым буквам полного наименования (буквенные аббревиатуры), например МГУ (Московский государственный университет); 2) по слоговому принципу, например Минздрав (Министерство здравоохранения); 3) по смешанному принципу, например Гипрохолод (Государственный институт по проектированию холодильников, фабрик мороженого, заводов сухого и водного льда и жидкой углекислоты).
При этом буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются как обычные слова. Исключение составляют слово ГЭС и подобные, которые не склоняются.
Сокращенная запись слов полностью отвечает стремлению уместить максимальное количество информации в минимальном объеме текста. Но сокращенные написания должны быть понятны читающему, например сокращения «бук.», «бух.» известны только специалистам («бук.» — буксир, «бух.» — бухта). Однако документ, в котором употреблено слово в сокращенном виде, может быть предназначен для очень широкого круга лиц. В этом случае сокращение должно быть заменено полным написанием. Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращениями снижает официальный тон документа.
Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например в одном тексте сокращать слово «район» и «р.», и «р-н». Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр. Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.
В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например «Иванов В.В.» или «В.В. Иванов», она и в дальнейшем должна писаться так же.
==267
6. Оформление дат и чисел в документах
Даты и календарные сроки в тексте проектов решений рекомендуется писать в одной строке таким образом: 15 мая 2000 г., в мае 2000 г., но: за 8 месяцев 2000 года, в 2000 году, план на 2000 год, с 1988 по 1999 год, в 1992—1993 годах; в первом полугодии 1991 г., но: в I квартале 1993 г.
В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое число и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День металлурга, День российской печати. Рождество Христово, но: День Победы. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая, 8 Марта.
Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: « представители Российской Федерации на семьдесят первом заседании Генеральной Ассамблеи ООН».
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: рабочие III разряда, II очередь строительства, специалист I категории.
Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте проекта решения рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн рублей. Денежные выражения в рублях следует писать так: 108 руб.
Названия единиц измерения в текстах указов, постановлений и распоряжений рекомендуется писать следующим образом: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн тонн; в приложениях — сокращенно: 5 тыс. м, 120 кв. м, 60 куб. м, 20 млн т.
Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 28,5 кв. метра, но: 28,5 тыс. метров.
При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»: 10 автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих. Но: 100 голов скота (птицы). Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся так: 150-летие, 3-месячный, 25-процентный, 3-дневный, 1-,2-и 3-секционный.
Необходимо помнить, что округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для различных типоразмеров, видов, марок продукции одного названия, как правило, должно быть одинаковым.
==268
Недопустимо использовать в тексте математический знак минус перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом «минус». Нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.
Задания
1.. Укажите, в чем отличия официально-делового стиля от других.
2. Перечислите часто встречающиеся аббревиатуры слов.
==269
КРАТКИЙ СЛОВАРЬ-СПРАВОЧНИК ДЛЯ СОСТАВЛЕНИЯ ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
К оглавлению
==270
==271
|
==272 |
звать (именовать, называть) сочетается с имен. и твор. падежами
И
идентичный чему
избрать кем, в кого
инкриминировать кому, что
инспирировать кого, что
интервью кому, с кем
интервьюировать кого
интересный (возбуждающий интерес) кому, для кого
К
командование чего, чем
командовать кем-чем, над кем-чем
командующий чем (не чего)
комментарий (комментарии) кого, чего, к чему
компенсация чего, за что
контроль 1) за чем, над чем — при отглагольных
существительных; 2) за чем — при существительных, обозначающих действие или признак; 3) над чем, над кем — при существительных отвлеченных и при одушевленных существительных; 4) чего — в официальной и профессионально-технической речи курировать кого, что (не кем, чем)
Л
лет чему (не чего)
локаутировать (объявлять локаут) кого
M
меры (совокупность действий для осуществления чего-либо) чего, по чему
монополия чего, на что мораторий на что
|
==273 |
?
невыгодный для кого, для чего, кому, чему необходимость чего, в ком, в чем необходимый кому, для кого, для чего, на что
несогласие (отсутствие согласия, разногласие) в чем, с кем, с чем
несоответствие чего, чему, с чем, между чем неспособный к чему, на что
О
обеспечить кого чем, кому что обосновать (обосновывать) что чем оплата чего, за что оплатить что (не за что) отказ в чем, от чего
отношение: в отношении кого, чего (устар. к кому, к чему); по отношению к. кому, к чему (устар. кого, чего)
отчет о чем, в чем отчитаться в чем (реже о чем)
?
патентовать что
попросить что, чего, о чем
поручить (в разн. знач.) кому, кого что
предоставить (дать возможность обладать, распоряжаться, пользоваться чем-либо, делать что-либо, действовать каким-либо образом) что кому
представить (сделать представление о награде, повышении по службе и т.д.) к чему
преобразовать что, во что
преодолеть что
претендовать (в разн. знач.) на что (устар. на кого)
претензия к кому, на что, за что
присудить кого к чему, кому что
|
==274 |
?
равноправны друг с другом (не друг другу)
равносильный для кого, чему
решение чего, о чем
руководить кем, чем (устар. кого, что)
руководство чем, чего
С
сверить что с чем
свидетельство (факты, обстоятельства, подтверждающие, удостоверяющие что-либо) 1) чего — при выражении зависимого слова именем существительным; 2) чему при выражении зависимого слова указательным местоимением
свидетельствовать (подтверждать, доказывать что-либо) что, о чем
свойственный кому (не для кого) совещание о чем, по чему
согласно 1) чему (устар. чего) — на основании чего-либо; 2) с чем — в соответствии с чем-либо
согласный, согласен (выражающий согласие) с чем, на что
сообразно 1) чему — согласно чему-либо, на основании чего-либо; 2) с чем — в соответствии с чем-либо
сообщение 1) чего — донесение сведений, уведомлений; 2) о чем — то, что сообщается
сообщить 1) что — донести сведения в полном объеме; 2) о чем — донести частичные сведения, уведомить в общем виде
соответственно чему (реже с чем)
соответствие чему, между чем, с чем
соответствовать чему (устар. с чем)
список кого, чего (устар. кому, чему)
способствовать кому, чему (устар. к чему)
Т
тенденция чего, к чему
требовать (в разн. знач.) 1) чего (реже что), 2) что — при конкретизации объекта
==275
У
указание 1) на что — совет, замечание, предписание; 2) о чем — сведения, сообщение о чем-либо
указать 1) что — показать, провести, перечислить, установить, назвать для сведения; 2) на что — обратить внимание, движением, жестом показать на кого-либо, что-либо
управляющий чем (не чего) уравнять кого, что, с кем, с чем
КРАТКИЙ СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ ИЗ ОБЛАСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Наиболее часто применяемые термины, получившие отражение в государственных стандартах, рекомендациях международной организации по стандартизации, нормативно-технических разработках
АДРЕСАНТ — отправитель. АДРЕСАТ — получатель.
АКТ — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
АКЦЕПТ — согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении.
АНКЕТА — документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.
АННОТАЦИЯ — краткое изложение первоисточника.
АРХИВНАЯ ВЫПИСКА — дословное воспроизведение части текста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке.
АРХИВНАЯ СПРАВКА — справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмету или биографических сведениях, заверенная в установленном порядке.
АСПЕКТ — точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.
БЛАНК — белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются актуальной информацией (например, анкетный Б.).
==276
ВЕДОМОСТЬ — перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная В., оборотная В. и т.п.).
ВИЗА — подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.
ВНУТРЕННИЙ АДРЕС ПИСЬМА — наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо
ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ — документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.
ВХОДЯ1ЦИЙ ДОКУМЕНТ — документ, поступивший в учреждение.
ВЫПИСКА — копия части текстового документа.
ГРАФИК — текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения.
ГРИФ — пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «не подлежит оглашению», «лично»).
ДАТА — число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами.
ДЕЛО — единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.
ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО — документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.
